Checkliste für Kundenbesuch

Herzlich Willkommen - Wie steht es um den Wohlfühlfaktor, wenn Ihr Kunde kommt?

VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Kundenbindung und emotionale Bindung durch professionelles Auftreten

04. September 2017

Es ist geschafft. Ein Termin steht. Die Einkaufsleiterin, ein Mitarbeiter des Einkaufs und eine Vertreterin der Fachabteilung Ihres B2B-Kunden haben ihren Besuch bei Ihnen bestätigt. Jetzt soll alles wie am Schnürchen laufen. Der Termin steht unter einem hohen Erfolgsdruck. Was müssen Sie tun, dass sich Ihre Besucher in Ihrem Hause gut aufgehoben fühlen können? Eine kleine Checkliste.



Auch für den anstehenden wichtigen Besuch eines Kunden in Ihrem Hause gilt: Vorbereitung ist alles!

 

Die neben stehende Checkliste gibt einige Anregungen zu Maßnahmen, die dafür sorgen sollen, dass Ihre Besucher einen professionellen Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen und sich durch den Wohlfühlfaktor eine emotionale Bindung zu Ihnen erzielen lässt.

VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Brief für Kunden im Verkauf
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - erfolgreiche Besuchsvorbereitung im Verkauf
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Kundenorientierung im Verkauf
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Kundenempfang im Verkauf
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Kundengespräch, Agenda und Präsentation
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Kunden und der Wohlfühlfaktor
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Gäste im Haus - eine Checkliste für den Kundenbesuch
VertriebsKern Beratung Sven Plundrich - Rahmenprogramm Kundenbesuch

Meine These lautet:

Ein

gelungener

Kundenbesuch

im eigenen Hause

ist die Königsdisziplin

des persönlichen Verkaufs.



  • Bitte versenden Sie eine Einladung, bzw. Besuchsbestätigung per Brief mit Unterzeichnung durch den Teilnehmer mit der höchsten Hierarchie aus Ihrem Hause. Ein Brief zeigt deutlich mehr Wertigkeit als eine Email.
  • Neben den Modalitäten zu Termin, Uhrzeit und Ort dürfen dürfen eine Anfahrtskarte und -beschreibung mit Ausweis der Parkmöglichkeiten, sowie der alternativen Anreisemöglichkeiten (Flughäfen, Bahnhöfe mit jeweiligen Entfernungsangaben zum Firmenstandort) nicht fehlen.
  • In der Einladung, bzw. Besuchsbestätigung sollte eine auf den Kunden zugeschnittene Agenda für den Tagesablauf enthalten sein. Bitte sehen Sie Zeitfenster vor, in denen die Besucher auch ihr Unternehmen und ihre Erwartungshaltungen an den Besuch vorstellen können.
  • Eine interne Besuchsankündigung via Aushang oder Hausmitteilung hilft allen Unternehmensbereichen, sich auf den Besuch vorzubereiten. Insbesondere bei einer Betriebsführung wird Ihren Besuchern anders begegnet werden. Sie werden von Ihren Mitarbeitern aktiv begrüßt und gegebenenfalls sogar mit Namen angesprochen.
  • Die Besuchsankündigung hilft auch, nochmals auf die für den positiven Eindruck so wichtige Sauberkeit und Ordnung in allen Betriebsbereichen hinweisen zu können.
  • Bei Anreise mit Flugzeug oder Bahn sollte eine Abholung der Gäste vom Flughafen oder Bahnhof vom bestenfalls hierarchie-höchsten Teilnehmer des Termins vorgesehen werden. Das drückt Wertschätzung aus und eröffnet Möglichkeiten für einen Gedankenaustausch und die Übermittlung wichtiger Informationen abseits von Agenda und Protokoll.
  • Im Empfangsbereich des Unternehmens sollte eine namentliche Begrüßung der Besucher via Bildschirm erfolgen. Für den Besucher ist sein eigener Name wichtiger als das Logo seiner Firma. Ausgedruckte und auf Pinnwänden befestigte Zettel oder Stecktafelsysteme stehen hier nicht für die Modernität eines Unternehmens.
  • Die Damen oder Herren vom Empfang begrüßen die Gäste namentlich, bieten Ihnen ein vorbereitetes Namensschild an und ersparen den Kunden das Ausfüllen lästiger Anmeldeformulare.
  • Der zum Zeitpunkt des erwarteten Eintreffens stets erreichbare hierarchie-höchste Teilnehmer übernimmt selbst die Abholung der Gäste im Empfangsbereich und begleitet Sie in den Konferenzbereich.
  • Der Termin sollte mit einer Vorstellungsrunde aller Teilnehmer der Besprechung beginnen. Das wertet nochmals zusätzlich die Bedeutung der Besucher auf.
  • Die Gäste werden sich über die etwas andere Eingangs- und Pausenverpflegung freuen. Statt Kaffee, Kekse und belegte Brötchen mal Tee, Fitnessdrinks, Kaffeespezialitäten, Obst, Gebäck, Sushi, Antipasti oder noch besser - regionale Spezialitäten - wagen.
  • Das Angebot zu einer Betriebsführung gibt Ihnen die Chance, den Gästen einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen und der Motivation Ihrer Mitarbeiter zu geben. Ein Fußweg durch das Unternehmen bietet auch eine gelungene Abwechslung nach dem vielen Sitzen in Auto, Bahn oder Flugzeug und während der Besprechung. Die Aufmerksamkeitsrate Ihrer Besucher dürfte sich nach dieser Führung auch wieder steigern lassen.
  • Die Gäste sind vielleicht weit gereist und zum ersten Mal in Ihrer Region. Laden Sie sie nach dem Termin oder am Abend ein zu einer kleinen selbst moderierten Stadtführung oder Besichtigung von Sehenswürdigkeiten verbunden mit einem Abendessen.
  • Sie kümmern sich auch um etwaig notwendige Übernachtungsmöglichkeiten, einen Rücktransfer zu Flughafen, Bahnhof oder Hotel, sowie das Aufzeigen von Shopping- und Freizeitmöglichkeiten bei verlängerten Aufenthalten.
  • Unmittelbar nach dem Besuch sollten Sie per Brief einen Dank für den Besuch sowie eine Zusammenfassung der Gesprächsergebnisse, bzw. ein Protokoll versenden. Letzteres gegebenenfalls auch vorab per Email, damit die Kunden intern sofort damit weiterarbeiten können.
  • Nach einigen Tagen können Sie sich bei ihren Besuchern telefonisch erkundigen, ob es noch Fragen zum Besuchstermin, zum Unternehmen, zur Betriebsführung oder zum Protokoll gibt.